전자결재 첨부 문서 하나씩 확인하세요? 병합해서 한 번에 보세요.

2020-11-05 | PDFocus

안녕하세요, 사이냅소프트입니다.

오늘 하루 회사에서 어떤 일들을 하셨나요? 이메일도 보내고 회의도 하고 회의록도 쓰고 캘린더로 업무일정도 공유하고 전자결재 하셨을 겁니다. 이렇게 다양한 업무를 한 곳에서 쉽게 활용하여 임직원들끼리 협업하며 효율적으로 일할 수 있도록 해주는 솔루션이 바로 ‘그룹웨어’ 입니다. 물론 최근에는 업무환경의 다양화로 그룹웨어 대신 협업툴을 도입하는 회사도 늘어나고 있습니다.

그 가운데 기안문 작성부터 결재에 이르는 결재과정을 전산화한 ‘전자결재’ 기능은 그룹웨어의 핵심기능입니다. 전자결재를 통해 언제 어디서나 빠른 의사결정이 가능하여 업무 효율이 향상됩니다.

< 이 많은 문서를 일일이 다운받아 보실건가요? >

하지만 기안을 올릴 땐 기안문과 함께 결재권자가 참고할 수 있도록 관련된 파일을 함께 올립니다. 다행히 첨부파일이 한 개라면 사이냅 문서뷰어를 통해 바로보기 하거나 다운로드 받아도 크게 불편하지 않습니다.

그러나 첨부파일이 5개라면 어떨까요? 첨부문서를 하나하나 열어보는 것도 큰 일처럼 느껴지실 겁니다. 결재권자가 첨부문서를 꼭 다운로드 해서 가지고 있어야 하는지도 의문입니다. 만약 문서가 대외비라면 관리포인트가 하나 더 늘어난 셈이지요. 결재권자는 문서를 열람만 해도 되지 않을까요? 꼭 필요한 문서라면 해당 문서만 다운로드 하면 되는 것이지요.

▶ 사이냅 PDFocus로 변환하고 병합하고 한번에 보자!

전자결재 시스템에서 첨부문서를 하나의 PDF로 변환해서 볼 수 있다면 얼마나 편리할까요?

‘쉽고 안전한 PDF변환 솔루션’ 사이냅 PDFocus가 여러분께 편리함을 선사해 드리겠습니다.

사이냅 PDFocus 는 별도의 애플리케이션 설치 없이 30여개의 다양한 포맷의 문서를 PDF로 변환·병합 할 수 있는 PDF변환 솔루션입니다. MS 오피스군(워드, 엑셀, 파워포인트)과 아래아한글은 물론 HTML, MHT, PDF, ODT까지 기업에서 자주 사용하는 문서포맷을 지원하고 있습니다.

전자결재 시스템에 사이냅 PDFocus를 적용하면 첨부파일이 몇 개라도 단 한 개의 PDF 파일로 병합하여 볼 수 있습니다. 일정표 문서 하나만 보시면 되신다고요? 그럼 사이냅 문서뷰어로 바로보기 하세요. 다운로드가 필요하시다면 다운로드 하시면 됩니다. 고객 여러분의 요구에 맞는 방법을 선택하셔서 문서를 관리하실 수 있습니다.

이렇게 전자결재 첨부파일을 병합하는 솔루션으로 사이냅 PDFocus 를 활용하실 수도 있지만 기안문서 자체를 아카이빙하는 용도로도 활용할 수 있습니다. HTML to PDF 를 지원하고 있어서 기안문서를 바로 PDF 로 변환하여 저장 할 수 있는 것이지요. 단순히 HTML을 PDF로 변환해주는 것뿐 만 아니라 기안문서에 첨부된 파일도 함께 PDF 내에 저장하여 변환하기 때문에 첨부파일을 별도로 아카이빙 할 필요가 없습니다. 그야말로 원본 그대로를 PDF로 저장할 수 있게 되는 것이지요.

그룹웨어 내 전자결재 시스템을 중심으로 사이냅 PDFocus 활용방법을 말씀 드렸지만 다양한 업무 시스템에서 사이냅 PDFocus 를 활용하실 수 있습니다.

대표적으로 이메일에 포함된 첨부문서를 PDF로 변환할 수 있습니다. 최근 이메일 첨부문서를 통한 해킹시도가 늘어나고 있는 추세입니다. 첨부문서를 열어보는 것만으로 악성코드에 감염되어 해킹 공격을 받을 수 있습니다. 사이냅 PDFocus로 첨부문서를 PDF로 변환 할 경우 ‘문서 무해화(Document Sanitization)’ 가 되어 스크립트가 비활성화됩니다. 따라서 악성코드의 감염으로부터 안전할 수 있는 것입니다. (물론 사이냅 문서뷰어로 첨부문서 바로보기를 하셔도 스크립트가 비활성화 됩니다.)

+++++

코로나의 영향으로 재택근무, 스마트워크가 늘어나고 있고 업무환경이 비대면으로 변화하고 있습니다. 이러한 변화로 모바일 그룹웨어에 대한 수요도 증가하고 있고 더 편리한 협업과 문서공유에 대한 요구도 늘어나고 있습니다. 사용자는 PC는 물론이고 모바일에서도 쉽고 빠르게 문서를 확인하고 공유할 수 있어야 합니다.

사이냅 PDFocus로 쉽고 빠르게 언제 어디서나 문서를 열람하고 공유할 수 있는 환경을 구축해보세요. 여러분의 그룹웨어가 한층 더 편리해지는 것을 느끼실 수 있습니다.

업무의 혁신, 작은 곳에서부터 시작됩니다.

*꿀팁: 사이냅 문서뷰어와 함께 도입하신다면 시너지 효과를 낼 수 있습니다.

인공지능·전자문서 전문기업